거래명세서란 거래가 발생된 내역을 인수자와 인도한 자가 확인하고 재화의 수량, 단가, 거래 시기 등이 기록하는 서류입니다. 보통, 다른 업체와 거래를 하게 되면 법률상으로는 세금계산서 또는 계산서나 영수증이 오고가나 일반적인 상거래에 있어서는 서로간의 거래증빙으로 거래명세서가 주로 활용됩니다.

거래명세서는 공급자용과 공급받는자용으로 작성하여 공급자용은 본사가 거래물품의 수령여부를 확인한 후 보관하고 공급받는자용은 상대방에게 교부하여 줍니다.

보관방법: 통상 기업에서는 거래명세서를 세금계산서 뒷면에 붙여 보관합니다. 회사자체에서의 부가가치세 신고시에는 ‘세금계산서철’이 추후 부가가치세 불부합자료에 대한 해명자료로 필요하므로 ‘세금계산서철’을 만들어 잘 보관하도록 하여야 합니다.

법적구속력 여부: 거래명세서는 거래에 있어서 이를 증명하는 증빙일 뿐이지 법적인 구속력을 가지지는 못하므로 반드시 세금계산서나 계산서를 발행 또는 수취하여 보관하여야 합니다