1) 문서작성시의 기본자세
직장에서의 업무는 대부분 문서에 의해 이루어지고 있다.
내부적으로는 업무계획서, 보고서, 공문서, 기안문서, 업무일지, 회의록 등 많은 문서와
대외적으로는 공문서, 주문편지, 알림편지, 초대편지, 선전용 인쇄물 등이 있다.
이들은 어디까지나 자신의 생각을 상대방에게 정확하게 전달하기 위한 것으로
"읽게 해주는 것"이 아니라 "읽어주기를 바라는 것"이어야 한다.
따라서 글자에 주의해야 하고 존댓말을 쓰는 것도 익혀야 한다.
직장에서의 문서나 편지를 작성하는 데 있어서도 육하원칙을 활용하면 요약된 문장을 작성
할 수 있다.
직장에서는 무엇보다도 결과를 중히 여기는 사회이므로 언제나 결론이 먼저라는 생각으로
문서를 작성해야 한다.
그리고 다른 사람이 읽어서 잘 이해할 수 있는 문장이 되기 위해서는 간결하게 요약된 예의
바른 문장과 함께 시각을 끌어들이는 배열이나 글씨체에까지 관심을 가져야 한다.
2) 문서작성시의 기본요령
읽기 쉽고 격식에 맞는 글을 써야 한다.
틀린 글자나 빠진 데가 없도록 하고 맞춤법에 주의한다.
숫자는 특별히 정확하게 쓰도록 한다.
읽기 쉬운 글자를 쓸 수 있도록 평상시에 연습한다.
글씨를 효과적으로 배열하여 전체 문장이 잘 정돈되게 한다.
한 문장이 너무 길어지지 않도록 한다.
결론을 먼저 쓰도록 한다.
읽는 쪽의 입장에서 쓴다.
3) 사무기계화와 문서 작성
정서 했을 경우 원고와 대조해 본다.
쓴 것의 내용이나 의미 등을 주의해 다시 읽어본다.
문장의 흐름이나 구성이 우리말의 맞춤법이나 어법에 맞는가를 살펴본다.
오자·탈자·띄어쓰기가 제대로 되었는지 확인해보고 자신이 없는 것은 국어사전 등을 찾아본다.
문서 전체가 글자의 배열 등으로 잘 정돈되었으며 깨끗하게 완성되었는가를 살펴본다.
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